SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF

SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF

Istilah eksekutif diterapkan agak bebas. Eksekutif sering dikaitkan
dengan perencanaan jangka panjang dan berorientasi pada kesejahteraan
perusahaan. Jika tidak ada sistem informasi eksekutif dan hanya ada
sistem informasi fungsional, manajer pucuk akan menerima semua
informasi dari subsistem-subsistem fungsional dan para eksekutif harus
menyarikan dan mensintesiskan data menjadi suatu bentuk yang berarti
bagi mereka. Sistem informasi eksekutif membebaskan eksekutif dari
tugas tersebut.
Beberapa pandangan tentang apa yang dilakukan eksekutif :
1) Menurut Henri Fayol, semua manajer melakukan fungsi-fungsi
manajemen yang sama: merencanakan, mengorganisasikan, menyusun
staf, mengarahkan dan mengendalikan. Perencanaan sangat
ditentukan pada tingkat eksekutif, sedangkan fungsi-fungsi lain oleh
tingkat yang lebih rendah.
2) Peran-peran manajerial Mintzberg, semua manajer melakukan semua
peran, tetapi orientasinya berbeda untuk tiap tingkatan. Salah satu
peran keputusan adalah negotiator. Salah satu contoh, seorang
manajer puncak berunding dalam menggabungkan usaha (merger),
dan manajer tingkat bawah/rendah berunding tentang tanggal
penerimaan dengan pemasok.
3) Agenda dan jaringan Kotter, menurut Prof. John P. Kotter dari Harvard
para eksekutif mengatasi tantangan pekerjaan mengikuti strategi tiga
tahap: (a) menetapkan agenda - tujuan yang harus dicapai
perusahaan (panjang, mencegah, dan jangka pendek); (b) membangun
jaringan kerjasama diantara orang-orang yang harus menyelesaikan
agenda tersebut; (c) menetapkan lingkungan norma dan nilai yang
tepat sehingga anggota jaringan dapat bekerja mencapai agenda itu.
Pikiran manajer sering dipandang sebagai black box, yang tidak
boleh dibuka. Menurut Prof. Daniel J. Isenberg dari Harvard, bahwa
eksekutif berpikir mengenai dua kelompok umum masalah: bagaimana
membuat sesuatu dilaksanakan dan bagaimana menangani sejumlah
kecil masalah utama atau sasaran umum. Seorang eksekutif sering
melompat dari definisi masalah ke penerapan solusi dan kemudian
kembali ke evaluasi alternatif. Eksekutif memang sering membuat
keputusan rasional, tetapi mungkin tidak selalu merupakan hasil dari
mengikuti serangkaian langkah-langkah yang terdefinisikan secara baik
dalam urutan yang sama.
1. Kebutuhan Informasi Eksekutif yang Unik
Eksekutif memiliki tanggung jawab yang unik dan terlibat dalam
proses berpikir yang unik, mereka juga memiliki kebutuhan informasi
yang unik. Ada 3 penelitian mengenai penggunaan informasi oleh
eksekutif.
a) Penelitian Mintzberg; orang pertama melakukan penelitian formal
mengenai kebutuhan informasi eksekutif. Ada 5 kegiatan dasar
yang membentuk waktu CEO – tugas administrasi (desk work) 22%,
panggilan telepon 6%, pertemuan tak terjadwal 10%, pertemuan
terjadwal 59%, dan kunjungan 3%.
b) Penelitian Jones dan McCleod; penelitian mengenai arus informasi
masuk dari 5 eksekutif. Para eksekutif tersebut mencakup CEO
suatu rangkaian toko pengecer, CEO suatu bank, presiden direktur
suatu perusahaan asuransi, wakil presiden direktur keuangan, dan
wakil presiden direktur perpajakan.
Penelitiannya dirancang untuk menjawab pertanyaan :
•Berapa banyak informasi yang mencapai eksekutif? Selama dua
minggu eksekutif dan sekretaris mereka mencatat 1.454
transaksi informasi yang menjalin ke eksekutif. Transaksi
adalah suatu komunikasi yang melibatkan medium apapun:
laporan komputer, memo, kunjungan pengamatan, panggilan
telepon, surat, rapat dan sebagainya. Rata-rata 29
transaksi/hari.
•Apa nilai informasi tersebut? Tiap transaksi diberi nilai 0 (tanpa
nilai) hingga 10 (maksimum). Hasil pengamatan menunjukkan
ada variasi dalam tingkat nilai yang diberikan oleh tiap eksekutif,
berkisar dari rata-rata 2,9 untuk wakil presiden direktur
perpajakan hingga 5,5 untuk CEO bank.
83
•Apa sajakah sumber informasi itu? Lingkungan menyediakan
volume terbesar, tetapi juga menyediakan informasi dengan nilai
rata-rata terendah. Sebaliknya sumber yang menyediakan
volume paling sedikit adalah komite, tetapi mereka menyediakan
informasi dengan nilai tertinggi. Dua tingkat yang langsung di
bawah eksekutif menyediakan informasi terbaik dalam hal
volume dan nilai yang tinggi.
•Media apa yang digunakan untuk mengkomunikasikan informasi
eksekutif? Media tertulis mencapai 61% dari jumlah transaksi.
Panggilan telepon merupakan satu-satunya komunikasi lisan
yang bervolume besar. Sayang bagi para eksekutif , tiga media
yang paling sedikit mereka kendalikan (surat, memo dan
panggilan telepon) mencapai 60% transaksi.
•Apa kegunaan informasi itu? Para peneliti dibantu oleh para
eksekutif memberikan suatu peran keputusan untuk tiap
transaksi informasi. Pemberian tersebut mencerminkan
bagaimana eksekutif akan menggunakan informasi itu.
Penggunaan informasi: penanganan gangguan 42%,
entrepreneur 32%, pengalokasian sumberdaya 17%, negosiator
3%, dan tidak diketahui 6%.
Ada tiga penemuan penelitian yang paling menonjol :
•Sebagian besar informasi eksekutif berasal dari sumberdaya
lingkungan, tetapi informasi intern diberi nilai lebih tinggi.
•Sebagian besar informasi eksekutif berbentuk tertulis, tetapi
informasi lisan diberi nilai lebih tinggi.
•Para eksekutif mendapatkan sangat sedikit informasi langsung
dari komputer.
Tidak ada sistem informasi eksekutif yang sepenuhnya berbasis
komputer.
c) Penelitian Rockart dan Treacy. Sukar untuk membedakan usaha
pada sistem informasi eksekutif antara penelitian Mintzberg dan
penelitian 1980-an oleh John Rockart dan Michael Treacy,
keduanya dari MIT. Salah satu hasil penelitian mereka yang
menyatakan bahwa dari 16 perusahaan yang diamati satu dari 3
pejabat puncak – sangat sering CEO – menggunakan sendiri
komputer. Salah satu pendukung komputer yang paling berdedikasi
adalah Ben W. Heineman, CEO dari Northwest Industries.
Istilah Sistem Informasi Eksekutif (SIE) pertama kali muncul dalam
laporan penelitian Rockart dan Treacy. Para peneliti tersebut
menemukan :
•Tujuan sentral : eksekutif menggunakan informasi komputer
terutama dalam perencanaan dan pengendalian.
84
•Inti data bersama : database berisi informasi mengenai berbagai
industri, pelanggan, pesaing dan unit-unit bisnis dalam 3
periode waktu : masa lalu, kini, dan masa depan.
•Dua metode penggunaan utama : eksekutif menggunakan EIS
untuk mengakses status saat ini dan memproyeksikan trend
serta melakukan analisis pribadi atas data.
•Organisasi pendukung : para eksekutif dibantu oleh pelatih EIS
dan sopir EIS. Pelatih EIS adalah anggota staf eksekutif, jasa
informasi atau organisasi konsultasi luar yang menyediakan
bantuan dalam memulai sistem. Sopir EIS adalah anggota staf
eksekutif yang mengoperasikan peralatan bagi eksekutif.
2. Menempatkan Komputer dalam Perspektif
Walau beberapa eksekutif mengandalkan komputer, secara
proporsional lebih sedikit pemakai komputer di tingkat eksekutif
daripada di tingkat lain. Alasannya: (1) masalah pada tingkat eksekutif
kurang terstruktur, oleh sebab itu lebih sulit untuk didukung dengan
pengolah komputer; (2) eksekutif lebih tua dan jarang mendapatkan
kesempatan pelatihan komputer formal.
Pokok-pokok penting dalam pembahasan ini : (1) penggunaan
komputer adalah sesuatu yang pribadi; (2) informasi komputer
hanyalah sebagian dari semua informasi yang mencapai seorang
eksekutif.
3. Saran-saran untuk Memperbaiki Sistem Informasi Eksekutif
Eksekutif harus mengambil langkah-langkah untuk
meningkatkan peran komputer dalam sistem informasi mereka. Ada 5
langkah yang bisa dilakukan :
1) Mencatat transaksi-transaksi informasi yang masuk: data dapat
dimasukkan dalam database dan dapat disiapkan laporan yang
memungkinkan eksekutif menjawab setiap pertanyaan.
2) Merangsang sumber-sumber yang bernilai tinggi: dengan
teridentifikasinya sumber-sumber bernilai tinggi, eksekutif
kemudian dapat bertindak untuk memudahkan komunikasi
sumber-sumber tersebut.
3) Memanfaatkan peluang: jika sepotong informasi yang baik datang
eksekutif harus meraihnya.
4) Menyesuaikan sistem pada perorangan: sesuai penelitian Jones dan
McCleod, tiap eksekutif memiliki gaya pengumpulan informasi yang
unik.
5) Memanfaatkan teknologi : Eksekutif umumnya berpikiran terbuka
mengenai sistem informasi mereka dan akan mempertimbangkan
cara apapun untuk memperbaikinya.
4. Sistem Informasi Eksekutif Berbasis Komputer
Sistem informasi eksekutif (executive information system), atau
EIS, merupakan suatu sistem yang menyediakan informasi bagi
eksekutif mengenai kinerja keseluruhan perusahaan. Informasi dapat
diambil dengan mudah dan dalam berbagai tingkat rincian.
Model EIS
Para eksekutif membangun EIS atas dasar konsep-konsep
manajemen. Ada 3 konsep yang perlu dibahas, yaitu: faktor-faktor
penentu keberhasilan (critical success factors), management by
exception, dan model mental.
•Faktor-faktor penentu keberhasilan
Tahun 1961 D. Donald Daniel dari McKinsey & Company
menciptakan faktor-faktor keberhasilan. Faktor-faktor ini bervariasi
dari satu perusahaan ke perusahaan lain. Untuk industri
kendaraan bermotor, CSF (critical success factors) yang diyakini
adalah model, jaringan dealer yang efisien, dan pengendalian biaya
manufaktur yang efisien. CSF industri asuransi jiwa adalah
pengembangan personil manajemen agen, pengendalian personil
administratif, dan inovasi menciptakan produk-produk asuransi.
•Management by exception
Tampilan layar yang digunakan eksekutif sering menyertakan
management by exception dengan membandingkan kinerja yang
diharapkan dengan kinerja aktual. Perangkat lunak EIS dapat
mengidentifikasi perkecualian-perkecualian secara otomatis dan
membuatnya diperhatikan oleh eksekutif.
•Model mental
Peran utama EIS adalah membuat sintesis, atau menyarikan data
dan informasi bervolume besar untuk meningkatkan kegunaannya.
Pengambilan sari ini disebut pemampatan informasi (information
compression) dan menghasilkan suatu gambaran atau model mental
dari operasi perusahaan.
Tahun 1973, P.N. Johnson – Lavid menciptakan istilah model
mental, yakni “memungkinkan perorangan untuk membuat
penilaian dan perkiraan, untuk memahami fenomena, untuk
memutuskan tindakan yang perlu diambil dan untuk
mengendalikan pelaksanaannya dan di atas semuanya untuk
mengalami kejadian melalui pengganti (proxy).”
5. Keputusan Penerapan EIS
Untuk menerapkan EIS berbasis komputer, ada 3 pertimbangan
yang perlu dilakukan:
1) Perlukah kita mengembangkan EIS? Jika jawabannya tidak,
eksekutif cukup mengandalkan sistem yang ada sekarang.
2) Jika jawabannya ya; apakah tersedia perangkat lunak produktivitas
perorangan siap pakai (prewritten personal productivity software)
yang memenuhi kebutuhan eksekutif? Jika ada perangkat lunak itu
dibeli.
3) Jika tidak; perlukah kita membeli perangkat lunak EIS siap pakai?
Jika ya, perangkat lunak tersebut dibeli; jika tidak staf jasa
informasi perusahaan menciptakan perangkat lunak EIS pesanan
(custom EIS software).
•Perangkat lunak produktivitas perseorangan siap pakai adalah
S/W umum yang dapat digunakan oleh setiap orang untuk
mengembangkan aplikasi mereka sendiri. Contoh : DBMS, paket
spreadsheet elektronik, paket grafik, sistem manajemen proyek.
•Perangkat lunak EIS siap pakai: khusus dirancang untuk
memenuhi kebutuhan informasi eksekutif.
Contoh S/W awal EIS yang dirancang untuk mainframe adalah
Pilot Executive Software, Inc.dari Boston dan Comshore, Inc. dari
Aum Arbor, Michigan. Sekarang S/W untuk PC sudah banyak ada.
87
6. Faktor-faktor Penentu Keberhasilan EIS
Rockart dan Delong mengidentifikasi 8 faktor penentu
keberhasilan EIS, yaitu :
1) Sponsor eksekutif yang mengerti dan berkomitmen; eksekutif
tingkat puncak, lebih baik CEO, harus berfungsi sebagai sponsor
eksekutif EIS dengan mendorong penerapannya.
2) Sponsor operasi, kalau sponsor eksekutif sibuk dapat diberikan
kepada eksekutif lebih rendah, misal wakil presiden eksekutif.
Sponsor operasi bekerjasama dengan eksekutif pemakai dan
spesialis informasi untuk memastikan pekerjaan itu terlaksana.
3) Staf jasa informasi yang sesuai; tidak saja mengerti teknologi
informasi tetapi juga mengerti cara eksekutif menggunakan sistem
itu.
4) Teknologi informasi yang sesuai; H/W dan S/W tidak lebih dan
tidak kurang.
5) Manajemen data; data harus selalu mutakhir dengan
mengidentifikasi tanggal dan jam dimasukkan dalam sistem. Juga
perlu analisis melalui drill-down – dengan bertanya kepada
manajer data atau keduanya.
6) Kaitan yang jelas dengan tujuan bisnis; EIS harus berhasil
memecahkan masalah-masalah spesifik/untuk memenuhi
kebutuhan yang dapat ditangani teknologi informasi.
7) Manajemen atas penolakan organisasi. Jika seorang eksekutif
menolak EIS, perlu upaya untuk mendapatkan dukungan. Untuk
itu perlu identifikasi masalah tanggal tersebut, kemudian
menerapkan EIS dengan prototyping untuk mengatasi masalah
tersebut.
8) Manajemen atas penyebaran dan evolusi sistem; jika manajemen
tingkat atas mulai menerima informasi dari EIS, manajer tingkat
bawah ingin menerima output yang sama.
7. Trend EIS Masa Depan
•Penggunaan EIS di perusahaan besar akan menjadi umum.
•Terdapat kebutuhan akan perangkat lunak EIS khusus berharga
murah.
•SIM dan DSS masa depan akan tampak seperti EIS masa kini.
•Eksekutif akan menjaga komputer dalam perspektif.